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Exigido pela legislação da UE para organizações com 50 ou mais trabalhadores

Perguntas frequentes #

Para responsáveis de conformidade e decisores #

O EthicsPortal cumpre a Diretiva (UE) 2019/1937? #

Sim. O EthicsPortal é construído especificamente para cumprir os requisitos da Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes. Isto inclui um canal de denúncia interno seguro, comunicação anónima bidirecional, acompanhamento de prazos (7 dias para acusar a receção, 3 meses para dar seguimento), controlos de acesso, políticas de conservação de dados e um registo de atividades completo. Consulte o mapa de cobertura da Diretiva 2019/1937 para uma análise artigo a artigo.

Em que países o EthicsPortal é conforme? #

O EthicsPortal cobre os requisitos da Diretiva (UE) 2019/1937, que foi transposta para o direito nacional nos Estados-Membros da UE. A plataforma foi concebida para cumprir os requisitos de base da Diretiva, que se aplicam em toda a UE. Se o seu país tiver requisitos nacionais adicionais (por exemplo, a Loi Waserman de França), consulte os nossos guias específicos por país ou contacte-nos .

Uma empresa fora da UE pode usar o EthicsPortal? #

A entidade que opera o canal de denúncia tem de estar registada na UE. Se o grupo tiver uma entidade na UE, esta pode operar um único canal e abri-lo a colaboradores de qualquer país: todas as denúncias chegam à mesma lista de casos, independentemente de onde o denunciante trabalhe.

Os colaboradores fora da UE têm submissão anónima, mensagens cifradas bidirecionais e os prazos da Diretiva: 7 dias para o aviso de receção e 3 meses para o retorno. Nem a legislação norte-americana nem a canadiana exigem esses prazos, pelo que aplicá-los a todo o grupo fixa um padrão mais exigente do que ambas.

O relatório de conformidade remete para o direito nacional da entidade da UE que opera o canal. Comprova as obrigações dessa entidade, não as de operações noutras jurisdições.

Podemos operar o canal de denúncia internamente? #

Sim — o artigo 8.º, n.º 5, da Diretiva (UE) 2019/1937 permite-o explicitamente. Mas cumprir as condições da Diretiva é estruturalmente mais difícil internamente.

O artigo 9.º, n.º 1, exige a confidencialidade da identidade do denunciante, um seguimento imparcial e um acesso restrito às denúncias. Um canal interno passa estes elementos pelos mesmos administradores de TI, cópias de segurança e ferramentas de retenção para litígios que tocam todos os outros sistemas da empresa. Um subdomínio ou caixa de correio separados não alteram quem tem acesso.

O RGPD acrescenta um segundo problema. A denúncia consta da lista de avaliações de impacto sobre a proteção de dados obrigatórias do CEPD. Uma avaliação de impacto interna tem de documentar como o responsável pelo tratamento se impede a si próprio de aceder a dados sobre si próprio — o que é circular à partida.

A operação externa está prevista no art. 8.º, n.º 5, e nas transposições nacionais: Loi Sapin II / Waserman (FR), HinSchG §14 (DE), D.Lgs. 24/2023 (IT), Ley 2/2023 (ES).

Onde são armazenados os meus dados? #

Os dados essenciais das denúncias são armazenados em servidores da Hetzner em Nuremberga, Alemanha. O site de marketing é entregue através da Cloudflare (Estados Unidos); os portais de denúncia e de gestão não. A Hetzner é um fornecedor de alojamento alemão sujeito à legislação de proteção de dados da UE. O tratamento separado do site público pela Cloudflare e as salvaguardas de transferência estão descritos no Aviso de privacidade , não na cadeia DPA.

A denúncia é verdadeiramente anónima? #

Sim, se o denunciante o escolher. Fornecer um nome ou informação de contacto é opcional. O EthicsPortal não armazena os endereços IP dos denunciantes com as denúncias nem nos registos da aplicação, remove os metadados dos ficheiros (EXIF, GPS, informação do autor) dos carregamentos, e o fio de mensagens seguro nunca revela ao denunciante a identidade do gestor do caso. Não existe qualquer mecanismo técnico para associar uma denúncia anónima a uma pessoa.

Como funciona o acompanhamento dos prazos de 7 dias e 3 meses? #

Quando uma denúncia é submetida, o EthicsPortal inicia automaticamente dois contadores com base nos requisitos da Diretiva:

As denúncias em atraso são assinaladas no painel, e os gestores recebem notificações à medida que os prazos se aproximam.

Disponibilizam um acordo de tratamento de dados (DPA)? #

Sim. O DPA atual está publicado em DPA , e um PDF contra-assinado está disponível a pedido.

Que certificações têm? #

O EthicsPortal publica uma autoavaliação ISO/IEC 27001:2022 completa sobre os capítulos 4 a 10 e os 93 controlos do Anexo A sob a forma de declaração de aplicabilidade, um mapa de alinhamento com a ISO 37002 , um CAIQ pré-preenchido e documentos de política identificados, a par das páginas de segurança , subcontratantes , incidentes e SLA . São autoavaliações face aos conjuntos de controlos que uma auditoria externa avaliaria, e não uma certificação acreditada: o EthicsPortal não reivindica certificação ISO 27001 acreditada, e o estado atual consta da página de confiança .

Quem é a parte contratante? #

O EthicsPortal é um nome comercial utilizado por Yaroslav Shmarov, empresário em nome individual registado na Polónia (NIP: 5272755790). Os dados de base da contratação e do aprovisionamento estão publicados na página de confiança .

Podem apoiar a revisão de aprovisionamento? #

Sim. Os materiais públicos de diligência devida estão publicados no site, e materiais de aprovisionamento adicionais estão disponíveis a pedido durante a revisão de aprovisionamento. Ver a página de confiança .

Posso exportar os dados dos processos para os auditores? #

Sim. Cada denúncia pode ser exportada para PDF, incluindo todo o histórico de mensagens, a cronologia e o registo de atividades. Isto foi concebido para partilha com advogados, auditores ou reguladores. Se precisar de um formato de portabilidade adicional para migração ou revisão regulamentar, contacte-nos durante a revisão de aprovisionamento ou de cessação.

Para trabalhadores e denunciantes #

Preciso de criar uma conta para submeter uma denúncia? #

Não. Não precisa de uma conta, de um endereço de email nem de qualquer informação pessoal. Visita o link do portal, preenche a denúncia, escolhe um código de acesso de 6 dígitos e recebe um ID do caso. É tudo.

O meu empregador pode descobrir quem eu sou? #

Não através do EthicsPortal. Se optar por submeter de forma anónima (sem fornecer o seu nome ou dados de contacto), não há forma de o seu empregador o identificar através da plataforma. O EthicsPortal não armazena o seu endereço IP com a sua denúncia nem nos seus registos da aplicação, e remove os metadados identificadores de quaisquer ficheiros que carregue.

Dito isto, tenha cuidado com o que escreve — se a sua denúncia contiver detalhes que só você poderia conhecer, isso está fora do controlo da plataforma.

Como volto a consultar a minha denúncia? #

Precisa de duas coisas: o ID do caso (formato WB-XXXX-XXXX) que lhe é mostrado após a submissão, e o código de acesso de 6 dígitos que escolheu. Regresse ao portal a qualquer momento, introduza ambos e veja o estado atual ou troque mensagens com o gestor do caso. Guarde o ID do caso num local seguro e memorize o código de acesso — não conseguimos recuperar o código de acesso e ambos são necessários.

Posso anexar ficheiros à minha denúncia? #

Sim. Pode carregar imagens, PDF, vídeo e ficheiros de áudio até 100 MB cada. Todos os metadados dos ficheiros (dados de localização, informação do autor, detalhes da câmara) são removidos automaticamente antes do armazenamento para proteger a sua identidade.

Posso comunicar com o gestor do caso de forma anónima? #

Sim. O fio de mensagens integrado é totalmente anónimo. Vê “Gestor do caso” — nunca um nome real. O gestor vê as suas mensagens, mas não tem forma de o identificar a menos que você opte por partilhar essa informação.

O que acontece depois de submeter uma denúncia? #

A sua denúncia é recebida pelo gestor do caso designado da organização. Ao abrigo da legislação da UE, este deve acusar a receção no prazo de 7 dias e dar seguimento substantivo no prazo de 3 meses. Pode consultar o estado a qualquer momento usando o seu ID do caso e o código de acesso.

Para equipas de TI e técnicas #

Que cifragem utilizam? #

O texto das denúncias, os campos de identidade do denunciante e as mensagens dos casos são cifrados em repouso na base de dados. Todas as ligações usam TLS (HTTPS). Os carregamentos de ficheiros são armazenados em infraestrutura alojada na UE (Hetzner, Alemanha) e ainda não são cifrados em repouso como ficheiros completos; consulte segurança .

Removem os metadados dos ficheiros? #

Sim. Os carregamentos de imagens são processados do lado do servidor antes do armazenamento. Os carregamentos de PDF, vídeo e áudio também são processados para a remoção de metadados na configuração padrão de produção descrita na página de segurança . Isto reduz o risco de divulgação acidental da identidade através das propriedades dos ficheiros.

Analisam os ficheiros carregados em busca de vírus? #

Sim. Todos os ficheiros carregados são analisados em busca de software malicioso com o ClamAV, um motor antivírus de código aberto. A análise ocorre do lado do servidor — nenhum dado dos ficheiros é enviado para serviços externos. Os ficheiros infetados são removidos automaticamente antes de os gestores do caso lhes poderem aceder.

Registam endereços IP? #

Não para os denunciantes. A aplicação não armazena o endereço IP de um denunciante com as denúncias, as mensagens ou os registos de auditoria, e os seus registos do canal de denúncia não contêm endereços IP. A limitação de débito usa um hash com chave conservado apenas durante a janela de limitação. O proxy TLS à frente da aplicação mantém os seus próprios registos de ligação, que podem incluir endereços IP e não estão associados às denúncias. Consulte segurança para a formulação exata.

Que serviços de terceiros utilizam? #

Não são utilizadas redes de publicidade nem cookies de rastreio de terceiros no próprio portal de denúncia.

Têm uma API? #

Não disponível atualmente. Contacte-nos se o acesso por API for um requisito para a sua organização.

Suportam domínios personalizados? #

Não disponível atualmente. Todos os portais são servidos sob o domínio do EthicsPortal.

Suportam SSO? #

Sim. O EthicsPortal suporta o início de sessão único SAML 2.0, configurável por organização. Ligue o seu fornecedor de identidade — Okta, Microsoft Entra ID ou qualquer fornecedor SAML 2.0 — e a sua equipa inicia sessão através dele. Pode exigir SSO para os seus domínios de email e aprovisionar membros automaticamente no primeiro início de sessão. O início de sessão através de link mágico (autenticação por email sem palavra-passe) permanece disponível quando o SSO não é obrigatório. Combine o SSO com o aprovisionamento SCIM 2.0 para manter as contas sincronizadas com o seu diretório.

Faturação #

Quanto custa o EthicsPortal? #

41,67 €/mês, faturado anualmente (500 €/ano), fixo. Um plano, tudo incluído. Sem taxas por utilizador, sem taxas por denúncia, sem escalões de funcionalidades.

Como funciona a subscrição? #

O EthicsPortal é um serviço de conformidade pago: 41,67 €/mês, faturado anualmente (500 €/ano), sem período experimental gratuito. Ative o canal de denúncia a partir da aplicação, configure-o e comece a operação assim que a subscrição estiver em vigor.

Podemos cancelar a subscrição? #

Sim. As subscrições podem ser canceladas nas definições da conta. Não há taxas de cancelamento.

Que métodos de pagamento aceitam? #

Cartões de crédito e de débito através da Stripe. Se precisar de pagar por fatura ou transferência bancária, envie um email para support@ethicsportal.eu .

Ainda tem uma questão? #

Envie um email para support@ethicsportal.eu . Receberá resposta no prazo de um dia útil.

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