Wewnętrzny kanał zgłaszania wymagany przez Ustawę o ochronie sygnalistów

Jak to działa

1. 

   1

   Krok 1: Skonfiguruj portal

   Skonfiguruj konto organizacji, tekst powitalny, kategorie zgłoszeń i logo portalu. Bez konfiguracji technicznej.

2. 

   2

   Krok 2: Udostępnij link

   Daj pracownikom link do portalu lub kod QR. Mogą składać anonimowe zgłoszenia z dowolnej przeglądarki.

3. 

   3

   Krok 3: Obsługuj zgłoszenia bezpiecznie

   Gdy pojawi się zgłoszenie, komunikuj się bezpiecznie z sygnalistą, śledź terminy 7 dni i 3 miesięcy, i eksportuj sprawy dla audytorów.

Stworzony z myślą o zgodności z UE

Pytania, które działy prawne i compliance zadają przed zatwierdzeniem kanału zgłoszeń, z jasnymi odpowiedziami.

• Czy zgłaszający mogą pozostać całkowicie anonimowi? →

  Tak. Bez konta, bez rejestrowania adresów IP, a metadane plików są usuwane podczas przesyłania. Ujawnienie tożsamości jest dobrowolne.

• Czy system śledzi ustawowe terminy wynikające z dyrektywy? →

  Tak. Siedmiodniowy termin na potwierdzenie i trzymiesięczny termin na informację zwrotną biegną automatycznie, a sprawy po terminie są oznaczane.

• Czy dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby, które upoważnisz? →

  Tak. Dostęp oparty na rolach. Sprawę widzą tylko administratorzy i przypisani prowadzący, a zgłaszający nigdy nie widzą nazwiska prowadzącego.

• Czy dane zgłoszeń są szyfrowane i przechowywane w UE? →

  Tak. Szyfrowane w spoczynku i hostowane w Norymberdze, w Niemczech. Dane zgłoszeń nigdy nie opuszczają UE.

• Czy można przyjmować zgłoszenia telefoniczne lub osobiste? →

  Tak. Wyświetl numer telefonu w portalu i rejestruj zgłoszenia telefoniczne, listowne i osobiste w jednym miejscu.

• Czy istnieje odporny na manipulacje zapis każdej czynności? →

  Tak. Ślad audytowy działa wyłącznie w trybie dopisywania. Niczego nie można zmienić ani usunąć, więc możesz wykazać organowi nadzorczemu, co się wydarzyło.

• Czy można ustawić okres przechowywania danych i usuwać je automatycznie? →

  Tak. Wybierz okres przechowywania od 12 do 60 miesięcy. Zamknięte sprawy są usuwane automatycznie po jego upływie.

• Czy dostępna jest umowa powierzenia (DPA) i opublikowana lista podmiotów podprzetwarzających? →

  Tak. Publiczna umowa powierzenia przetwarzania danych, kontrasygnowana na żądanie, oraz pełna lista podmiotów podprzetwarzających zgodnie z art. 28.

Dowody dla audytorów

Cztery dokumenty zgodności dostępne bezpośrednio z portalu — gotowe do przekazania zespołom prawnym, zgodności lub regulatorom.

• 

  Raport zgodności

  Lista kontrolna Dyrektywy 2019/1937, metryki SLA, środki ochrony danych i podsumowanie dziennika audytu — bez ujawniania wrażliwych danych zgłoszeń.

• 

  Certyfikat zgodności

  Możliwy do udostępnienia dowód, że Twoja organizacja prowadzi wewnętrzny kanał zgłaszania zgodny z Dyrektywą 2019/1937 i Ustawą o ochronie sygnalistów.

• 

  Polityka ochrony sygnalistów

  Gotowy do przyjęcia dokument polityki wewnętrznej do publikacji i przekazania pracownikom.

• 

  Klauzula informacyjna

  Klauzula informacyjna RODO art. 13 i 14 wyświetlana zgłaszającym przed złożeniem zgłoszenia — wstępnie wypełniona danymi administratora Twojej organizacji.