Het meldkanaal dat de EU-richtlijn voorschrijft #

Laatst bijgewerkt: 2026-09-24.

EthicsPortal is nalevingsinfrastructuur voor meldingen en exploiteert het veilige interne meldkanaal dat Richtlijn (EU) 2019/1937 voorschrijft — aan organisaties die de drempel van 50 werknemers overschrijden en aan gereguleerde entiteiten die dezelfde verplichting dragen ongeacht hun omvang.

Wat EthicsPortal doet #

Anonieme en vertrouwelijke ontvangst #

Werknemers melden vanuit elke browser, zonder account, app of bedrijfsnetwerk. Identiteit prijsgeven is optioneel, IP-adressen van melders worden niet opgeslagen en bestandsmetadata (EXIF, GPS, auteur) worden vóór opslag verwijderd. Het resultaat is een kanaal dat mensen daadwerkelijk gebruiken — de voorwaarde waarop de interne voorrang van de richtlijn steunt.

Termijnbewaking #

Elke melding start automatisch de twee termijnen uit de richtlijn: 7 dagen voor de ontvangstbevestiging en 3 maanden voor inhoudelijke terugkoppeling. Verlopen dossiers worden in het dashboard gemarkeerd en behandelaars krijgen bericht als een termijn nadert, zodat de data waaraan sancties hangen niet in een spreadsheet worden bijgehouden.

Veilige tweerichtingscommunicatie #

De melder keert terug met een dossierkenmerk en een zelfgekozen zescijferige toegangscode om berichten te lezen en te beantwoorden. De identiteit van de behandelaar wordt nooit getoond, zodat vervolgvragen gesteld en beantwoord kunnen worden zonder dat een van beide partijen bescherming verliest.

Dossierbehandeling en audittrail #

Behandelaars wijzen toe, prioriteren en sluiten dossiers in één overzicht en kunnen meldingen die telefonisch, per e-mail of persoonlijk binnenkwamen handmatig vastleggen, zodat elk kanaal in dezelfde dossierlijst terechtkomt. Elke handeling wordt weggeschreven in een audittrail die uitsluitend aanvult en achteraf niet kan worden gewijzigd.

Export en bewaring #

Elk dossier is naar pdf te exporteren met de volledige berichtgeschiedenis, tijdlijn en audittrail, voor juridisch advies, accountants of een toezichthouder. De bewaartermijn is instelbaar op 12, 24, 36, 48 of 60 maanden na sluiting, waarna automatisch wordt verwijderd.

Koppeling met identiteits- en toegangsbeheer #

SAML 2.0 single sign-on en SCIM 2.0-provisioning koppelen het kanaal aan Okta, Microsoft Entra ID of elke standaardconforme leverancier. Behandelaars worden vanuit de directory aangemaakt en direct bij uitdiensttreding gedeprovisioneerd, waarmee hun toegang tot meldingen zonder handmatige stap vervalt.

Wat EthicsPortal onderscheidt #

De prijs is gepubliceerd #

EthicsPortal kost € 41,67 per maand bij jaarfacturatie (€ 500 per jaar) of € 60 per maand zonder verplichting, met alle functies inbegrepen en zonder kosten per werknemer. Geen van NAVEX, EQS Integrity Line, SpeakUp, Whispli of FaceUp publiceert een prijs; alle offreren via een verkooptraject. Zie prijzen en de vergelijkingen .

De ingebruikname gaat zelfstandig #

Een organisatie configureert haar meldkanaal en ontvangt in dezelfde sessie een werkende URL en een QR-code, zonder implementatieproject. De enterpriseplatforms in deze categorie laten de ingebruikname eerst via een verkoopgesprek lopen: dat is een verschil in doorlooptijd van inkoop, niet in productkwaliteit.

Meldgegevens blijven in de EU #

De kerngegevens — applicatie, database en bestandsopslag — draaien bij Hetzner in Neurenberg, Duitsland, en transactionele e-mail via Mailjet in Frankrijk. Het meldkanaal en het behandelaarsportaal laden geen Cloudflare. NAVEX is een Amerikaanse aanbieder waarvan de positie over EU-hosting niet openbaar is gedocumenteerd; de volledige keten staat in de lijst met subverwerkers .

Het inkoopbewijs is gepubliceerd, inclusief de hiaten #

De ISO/IEC 27001:2022-zelfevaluatie beslaat hoofdstuk 4 tot en met 10 en alle 93 beheersmaatregelen uit Bijlage A, naast een ISO 37002-afstemming , een vooringevulde CAIQ , een DORA-derdenoverzicht , een verwerkersovereenkomst , een SLA en een risicoregister . Waar een maatregel niet is getroffen, zeggen diezelfde pagina’s dat en dateren het, in plaats van het een beoordelaar pas in de vragenlijstfase te laten ontdekken. De openstaande punten staan op de vertrouwenspagina .

Meldinhoud wordt nooit door AI verwerkt #

Geen meldinhoud, identiteit, behandelaarsbericht, bijlage of auditregel wordt doorgegeven aan een groot taalmodel, een generatieve AI-dienst of een AI-classificator. Dat is contractueel vastgelegd en geen instelling — verwerkersovereenkomst §6.10 — en invoering ervan zou een wezenlijke wijziging zijn met kennisgevingsplicht op grond van de subverwerkersclausule.

Voor wie EthicsPortal bedoeld is #

De drempel van 50 werknemers in Art. 8(3) is de bekendste aanleiding, niet de enige. Art. 8(4) laat die drempel buiten toepassing voor entiteiten die vallen onder de Uniehandelingen in de delen I.B en II van de bijlage, en verschillende lidstaten strekken de verplichting uit tot publieke entiteiten van elke omvang.

• Financiële ondernemingen , elektronischgeld- en betaalinstellingen , verzekeraars en Wwft-plichtige instellingen — ook ruim onder 50 werknemers, omdat Art. 8(4) de verplichting oplegt ongeacht de omvang, vaak naast DORA- en sectorale meldplichten
• Overheidsorganisaties en gemeenten , waar verschillende implementaties publieke entiteiten ongeacht hun omvang dekken en Art. 8(9) alleen kleine gemeenten toestaat een kanaal te delen
• EU-ondernemingen met 50–249 werknemers die de drempel van Art. 8(3) hebben overschreden en nog geen kanaal hebben
• EU-ondernemingen met 250 of meer werknemers die een gedeelde mailbox als kanaal vervangen
• Industriële groepen met personeel op meerdere locaties en in meerdere talen
• EU-dochters van niet-EU-moederbedrijven die een eigen, in de EU geëxploiteerd kanaal nodig hebben
• Compliance-adviesbureaus en externe FG’s die kanalen namens cliënten exploiteren

De organisatie achter EthicsPortal #

EthicsPortal is een handelsnaam van Yaroslav Shmarov, eenmanszaak (jednoosobowa działalność gospodarcza) ingeschreven in Warschau, Polen, en tekenbevoegd voor commerciële overeenkomsten, verwerkersovereenkomsten en beveiligingsvragenlijsten.

Continuïteit wordt geadresseerd en niet verondersteld: beheerders van de organisatie kunnen hun dossiers op elk moment exporteren zonder tussenkomst van de exploitant, en het bedrijfscontinuïteitsplan benoemt de operationele afhankelijkheden, activeringstriggers, hersteldoelen en de huidige beperkingen bij uitval van de exploitant.

De dienst bestaat omdat de verplichting ruim vóór een complianceafdeling begint — bij 50 werknemers voor de meeste werkgevers en bij elke omvang voor een onder toezicht staande financiële onderneming. De beschikbare opties kwamen neer op een enterprise GRC-suite, geprijsd en verkocht voor een complianceafdeling, of een gedeelde mailbox die aan de letter van een verplichting voldoet en aan geen van de doelen ervan. EthicsPortal is gebouwd voor de organisaties daartussenin: een kanaal dat aan elk artikel van de richtlijn voldoet, geprijsd en in gebruik te nemen als software in plaats van als adviesopdracht.

• Oprichter: Yaroslav Shmarov — LinkedIn
• Onderneming: LinkedIn · GitHub
• Contractspartij, registerbewijs en inkoopdocumentatie: vertrouwenspagina

EthicsPortal exploiteert een eigen intern meldkanaal, op het eigen product, op grond van Richtlijn (EU) 2019/1937: secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO .

Hoe de samenwerking verloopt #

Ingebruikname #

Maak het organisatieaccount aan, stel naam, logo, meldcategorieën en bewaartermijn in: het meldkanaal krijgt zijn URL en QR-code zodra de configuratie is opgeslagen. Configureren kost minuten en de organisatie doet het zelf: er is geen implementatietraject in te plannen en geen dienstverleningsopdracht te kopen. De volledige gang van zaken staat in hoe EthicsPortal werkt .

Met wie u te maken heeft #

Vragen over de verwerkersovereenkomst, de aansprakelijkheidspositie of een beveiligingsvragenlijst bereiken de tekenbevoegde rechtstreeks: ze worden beantwoord door iemand die het antwoord kan ondertekenen, niet door een ticketwachtrij die daar pas naartoe escaleert. Voor onderwerpen die dat vragen bestaan aparte adressen: privacy@ethicsportal.eu voor AVG en gegevensbescherming, security@ethicsportal.eu voor meldingen van kwetsbaarheden, legal@ethicsportal.eu voor de verwerkersovereenkomst en accessibility@ethicsportal.eu voor toegankelijkheidsvragen.

Reactietermijnen #

E-mail wordt onder normale omstandigheden binnen één werkdag beantwoord. Melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de verwerkingsverantwoordelijke gebeurt zonder onredelijke vertraging na kennisname, zoals Art. 33(2) AVG van een verwerker verlangt (verwerkersovereenkomst §6.6 ). Meting en uitsluitingen van beschikbaarheid staan in de SLA ; de hersteldoelen zijn RPO 24 uur en RTO 4 uur.

Transparantie tijdens de exploitatie #

De actuele beschikbaarheid wordt gepubliceerd op secure.ethicsportal.eu/up , beveiligingsincidenten op incidenten , en wijzigingen van subverwerkers worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd, met een recht van bezwaar en opzegging (verwerkersovereenkomst §6.4 ).

Kerngegevens #

Veelgestelde vragen #

Wie exploiteert EthicsPortal? #

EthicsPortal is een handelsnaam van Yaroslav Shmarov, een eenmanszaak ingeschreven in Warschau, Polen (NIP 5272755790). Dezelfde persoon is tekenbevoegd voor commerciële overeenkomsten, verwerkersovereenkomsten en beveiligingsvragenlijsten. Registerbewijs staat op de vertrouwenspagina en wordt op verzoek tijdens het inkooptraject verstrekt.

Waar worden meldgegevens opgeslagen? #

De kerngegevens — applicatie, database en bestandsopslag — worden gehost op Hetzner-infrastructuur in Neurenberg, Duitsland. Transactionele e-mail loopt via Mailjet in Frankrijk. De marketingsite wordt geleverd via Cloudflare; het meldkanaal en het behandelaarsportaal niet.

Wat kost EthicsPortal? #

€ 41,67 per maand bij jaarfacturatie (€ 500 per jaar) of € 60 per maand zonder verplichting. Alle functies zijn inbegrepen en er zijn geen kosten per werknemer, dus de prijs verandert niet met het personeelsbestand. Zie prijzen .

Welk beveiligings- en nalevingsbewijs publiceert EthicsPortal? #

Een volledige ISO/IEC 27001:2022-zelfevaluatie over hoofdstuk 4 tot en met 10 en alle 93 beheersmaatregelen uit Bijlage A als verklaring van toepasselijkheid, een ISO 37002-afstemming , een vooringevulde CAIQ , een DORA-derdenoverzicht , benoemde beleidsdocumenten en een risicoregister . Dit zijn zelfevaluaties tegen dezelfde normenkaders die een externe audit zou beoordelen, geen geaccrediteerde certificering. De certificeringsstatus en openstaande punten staan op de vertrouwenspagina .

Kan een organisatie buiten de EU EthicsPortal gebruiken? #

De entiteit die het meldkanaal exploiteert moet in de EU zijn ingeschreven. Heeft een groep een EU-entiteit, dan kan die één kanaal exploiteren en openstellen voor personeel in elk land, waarbij alle meldingen in dezelfde dossierlijst binnenkomen. Een nalevingsrapport verwijst naar het nationale recht van de exploiterende EU-entiteit.

Hoe lang duurt de ingebruikname? #

Het meldkanaal is actief zodra de configuratie is opgeslagen — naam, logo, categorieën en bewaartermijn. Wat resteert is de bekendmaking: het kanaal komt met een deelbare link en een QR-code voor personeelsgidsen, onboardingpakketten en prikborden.

Gebruikt EthicsPortal AI op meldinhoud? #

Nee. Meldinhoud, identiteit van melders, behandelaarsberichten, bijlagen en auditregels worden nooit doorgegeven aan een groot taalmodel, een generatieve AI-dienst of een AI-classificator, en de dienst voert geen AI-categorisering, -triage, -samenvatting, -vertaling of antwoordsuggesties op persoonsgegevens uit. De toezegging is contractueel op grond van verwerkersovereenkomst §6.10 .

Hoe kom ik aan inkoopdocumentatie? #

De Voorwaarden, de verwerkersovereenkomst, de SLA, de lijst met subverwerkers, de beveiligingsdocumentatie en de zelfevaluaties zijn openbaar gepubliceerd en vergen geen verzoek. Registerbewijs, een medeondertekende verwerkersovereenkomst en de overige documentatie zijn op verzoek beschikbaar tijdens de beoordeling — zie de vertrouwenspagina .

Neem uw interne meldkanaal in gebruik →

Laatst bijgewerkt: 30 september 2026