Вътрешният канал за сигнали, който директивата на ЕС изисква

Как работи

1. 

   1

   Стъпка 1: Настройте портала си

   Създайте акаунт на организацията, конфигурирайте приветствения текст, категориите сигнали и логото на портала. Не е нужна техническа подготовка.

2. 

   2

   Стъпка 2: Споделете връзката

   Дайте на служителите връзката или QR кода към портала. Те могат да подават анонимни сигнали от всеки уеб браузър — без приложение и без регистрация.

3. 

   3

   Стъпка 3: Разглеждайте сигналите сигурно

   Когато постъпи сигнал, общувате сигурно с подателя, следите 7-дневния и 3-месечния срок и сваляте преписките за одиторите.

Създадено за съответствие в ЕС

Ясни отговори на въпросите, които правните отдели и отделите по съответствие задават, преди да одобрят канал за подаване на сигнали.

• Могат ли подаващите сигнали да останат напълно анонимни? →

  Да. Без акаунт, без записване на IP адреси, а метаданните на файловете се премахват при качване. Идентифицирането е по избор.

• Проследяват ли се законовите срокове по директивата? →

  Да. Седемдневният срок за потвърждение и тримесечният срок за обратна връзка текат автоматично, а просрочените случаи се маркират.

• Ограничен ли е достъпът до сигналите само до оторизираните от вас лица? →

  Да. Достъп според ролите. Само администраторите и определените обработващи виждат даден случай, а подаващите сигнали никога не виждат името на обработващ.

• Криптирани ли са данните от сигналите и съхраняват ли се в ЕС? →

  Да. Криптирани в покой и хоствани в Нюрнберг, Германия. Данните от сигналите никога не напускат ЕС.

• Можете ли да приемате сигнали, подадени по телефон или лично? →

  Да. Покажете телефонен номер в портала и записвайте телефонните, писмените и личните сигнали на едно място.

• Има ли защитен от подправяне запис на всяко действие? →

  Да. Одитната следа е само за добавяне. Нищо не може да се редактира или изтрива, така че можете да покажете на регулатора какво се е случило.

• Можете ли да зададете колко дълго се пазят данните и да ги изтривате автоматично? →

  Да. Изберете срок на съхранение от 12 до 60 месеца. Приключените случаи се изтриват автоматично при изтичането му.

• Има ли DPA и публикуван списък на подизпълнителите обработващи данни? →

  Да. Публично споразумение за обработка на данни, приподписвано при поискване, както и пълният списък на подизпълнителите обработващи данни по член 28.

Доказателства за одиторите

Четири документа за съответствие направо от портала — готови за юристи, екипи по съответствие и регулатори.

• 

  Доклад за съответствие

  Контролен списък по Директива 2019/1937, показатели за спазване на сроковете, мерки за защита на данните и обобщение на одитната следа — без разкриване на чувствителни данни по сигнали.

• 

  Сертификат за съответствие

  Доказателство, което организацията ви може да предостави, че поддържа вътрешен канал за сигнали в съответствие с Директива 2019/1937 и националния закон.

• 

  Вътрешни правила за защита на сигнализиращите лица

  Готов за приемане вътрешен документ, който организацията ви може да публикува и да обяви на работниците и служителите.

• 

  Уведомление за поверителност

  Уведомление по чл. 13 и 14 от ОРЗД, което се показва на подателите преди изпращане — предварително попълнено с данните на администратора.